У статті обґрунтовано важливість застосування інформаційно-технологічних інструментів для ефективної роботи архіву ЗВО. Значну частку документів архіву ЗВО становлять саме організаційно-розпорядчі документи (наказ, розпорядження, постанова, рішення, вказівка), які на тривалий період закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов’язки, права і відповідальність усіх органів управління та працівників. Організаційно-розпорядчі документи надходять до архіву у паперовій формі. Зручність їх зберігання та використання забезпечує електронне збереження. Саме розроблення вебресурсу за допомогою інформаційно-технологічних інструментів дасть змогу створити систему структурованого збереження електронних документів, забезпечивши надійність щодо конфіденційності та розмежування прав доступу для широкого кола користувачів – працівників ЗВО. Переведення документа з паперової форми в електронну передбачає його оцифрування, що відбувається такими етапами: сканування документа, розпізнавання його вмісту та цифрове збереження. Розпізнавання вмісту можливе за допомогою відповідних програмних рішень (як умовно-безкоштовних (ABBYY FineReader, Readiris, Convertio.co, iLovePDF, Scanitto Pro тощо), так і безкоштовних (OCR CuneiForm, ISTIO, NAPS2, CuneiForm, FreemoreOCR, FreeOCR тощо)). Водночас цифрове збереження документа повинно здійснюватися із урахуванням особливості його вмісту та метаданих, а отже, потребує розроблення відповідного функціоналу. Також впроваджено функціонали – формування завдань для постійного оцифрування документів та створення фільтрів пошуку відповідно до атрибутів, внесених під час цифрового збереження. Наведено вимоги, яких слід дотримуватись, розробляючи вебресурси задля захисту даних від втрати чи модифікації.
- Архів університету (2021). Національний лісотехнічний університет України. Доступ: https://nltu.edu.ua/index.php/home/strukturni-pidrozdily/arkhiv-universy...
- Визначаємо строки зберігання документів у закладі освіти. (2023). Педрада. Доступ: https://oplatforma.com.ua/article/235-viznachamo-stroki-zbergannya-dokum...
- Вакулич, С., Марковець, О. (2020, Травень 21–23). Електронний архів як засіб швидкого доступу до управлінської інформації / Інформація, комунікація, суспільство 2020. Матеріали 9-ї Міжнародної наукової конференції ICS2020. Львів: Видавництво Львівської політехніки, 2020. Доступ: https://ena.lpnu.ua/handle/ntb/58405
- Бутко, Я. Ю., Макарова, М.В. (2016, Грудень 1–2). Сутність розпорядчих документів та їх класифі- кація. Наука і молодь в ХХІ сторіччі: збірник тез доповідей ІІ Між-народної молодіжної науково-практичної інтернет-конференції: в 3 ч. Полтава: ПУЕТ. Ч. 1. С. 334–336. Доступ: https://core.ac.uk/download/pdf/300240564.pdf
- Організаційні та розпорядчі документи: наказ, статут, розпорядження та рішення (2011).Діловодство. Доступ: https://osvita.ua/vnz/reports/dilovodstvo/24463/
- Varadarajan, R. (2020). Customer information resources advantage, marketing strategy and business performance: A market resources based view. Industrial Marketing Management, 89(1), 89–97. https://doi.org/10.1016/j.indmarman.2020.03.003
- Панасюк, В. М. (2020). Сучасний інструментарій інформаційного забезпечення: обліковий та управлінський аспект. Східна Європа: економіка, бізнес та управління, 25, 412–417. https://doi.org/10.32782/easterneurope.25-60
- Бурик, З. М., Огірко, О. І. (2017). Інформаційні технології забезпечення сталого розвитку в контексті формування нової науково-технічної парадигми. Інтернаука, 1(2), 24–28. Доступ: http://nbuv.gov.ua/UJRN/mnj_2017_1%282%29 8
- Харченко, В. В., Онищук, В. Р. (2013). До питання інформаційного забезпечення управління аграрного підприємництва. Інноваційна економіка, 5, 332–336.
- Hunter, G. S. (2022). Developing and Maintaining Practical Archives: A How-To-Do-It Manual (3rd ed.). Neal-Schuman Publishers. https://doi.org/10.31274/archivalissues.15645
- Burke, M., Zavalina, O.L., Phillips, M.E., Chelliah, S. (2020) Organization of Knowledge and Information in Digital Archives of Language Materials. Journal of Library Metadata, 20(4), 185–217. https://doi.org/10.1080/19386389.2020.1908651
- Розпорядження Кабінету Міністрів України “Про схвалення Стратегії розвитку інформаційного суспільства в Україні” (2013). Верховна Рада України. Доступ: https://bit.ly/3qOvayB.
- Стратегія розвитку архівної справи на період до 2025 року (2020). Архіви України, 4, 7–25. Доступ: http://nbuv.gov.ua/UJRN/ay_2020_4_3
- Strategię digitalizacji zasobu archiwów państwowych na lata 2018–2023 (2017). Warszawa, 12.
- Звіт “Про роботу Укрдержархіву архівних установ і спеціальних установ страхового фонду документації у 2021 році та пріоритети на 2022 рік” (2021). Державна архівна служба України, 94. Доступ: https://bit.ly/3BhWbgO.
- Наказ “Про затвердження та впровадження методичних рекомендацій “Цифровий фонд користування документами Національного архівного фонду: створення, зберігання, облік та доступ до нього” (2019). Верховна Рада України. Доступ: https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0036843-19#Text.